苦手意識とサヨナラ!プレゼン資料のまとめ方から発表まで

苦手意識とサヨナラ!プレゼン資料のまとめ方から発表まで

2016.12.21
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ノウハウ

こんにちは、すなぎもです。
世はすっかり冬。忘年会・新年会の季節となり、ますます砂肝が美味しくなる季節ですね。

そんな砂肝の素晴らしさを皆様にプレゼンしたいけど…この思い、一体どうやって伝えれば…(茶番はこれくらいにして…)

今の時代、デザイナーも人前で発表をする機会が多くなりましたね。何をどうやってまとめればいいのかわからない、人前で話すのはちょっと…など、プレゼンに苦手意識を持つ人は少なくないんじゃないかと思います。

かくいう私もその一人です。ただ、数をこなしていくうちにちょっとずつコツがつかめてきたように感じます。

「よいプレゼンは、資料や構成づくりの段階から始まっているなー」と思うことが多々ありましたので、今回は「プレゼン資料のまとめ方から発表まで」をご紹介します。プレゼンに苦手意識を持っている方にとって少しでも役立つ記事になれば幸いです!

今回の記事では、「グラフィックデザインについて」というお題で発表したケースをご紹介していきます。

全体の流れ

資料の作成〜発表まで、大まかに以下のような手順を踏むと上手くまとまるように感じます。

  1. お題目を決定する
  2. インデックスを書く
  3. インデックスに時間を割り振る
  4. インデックスにそって子ページを作る
  5. キーノートやパワーポイント等、ツールで実際の資料を作る
  6. 資料が完成した!発表の練習をしよう
  7. いよいよ本番!練習の成果を発揮しよう

順をおって詳しくみてみましょう!

お題目を決定する

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お題が決まっていない場合は、まず何についてまとめるかを決めます。既にお題が指定してある場合でも、制限時間に対してお題の範囲が広すぎる場合は、要点を絞って再定義しましょう。

出されたお題

  • グラフィックデザインについて
  • 制限時間:発表時間10分+質疑応答5分

自分でお題を再定義

  • デザインを制作する上で気をつけていること
  • その中でも特に「手戻りなく作業を進めるために」気をつけていること
  • 発表時間が少しあまりそうなので、おまけパートをつける
  • グラフィックの制作に焦点を絞り、コンセプトや企画の要件定義などには踏み込まない

また、お題を決める時には、「だれに」「何を」1番伝えたいのかが大まかにきまっていると、後々資料作りで迷ったときの手がかりとなります。

「だれに」が決まっていると、使う用語をどうするかなど内容の難易度を設定しやすくなりますし、「何を」が決まっていると、追加・削除すべき箇所がハッキリして推敲や資料のブラッシュアップ作業が進めやすくなります。

だれに伝えたいか

  • メインターゲット:比較的業務経歴の浅い、新人デザイナー向け
  • サブターゲット:企画者など、デザイナーと一緒に仕事をする人

何を1番伝えたいか

  • 手戻りなく作業を進めるには、デザイナー側で工夫・対策できる点があるということ

 

インデックスを書く

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お題がきまったら、記事全体の流れを決めるためにインデックスを書いてみます。ここではおおよその話の流れが決まれば大丈夫です。

  • イントロダクション
  • Aパート:グラフィックデザイン制作時に気をつけていること3つ
    • イメージを正確に共有する
    • 使われる状況を意識して制作する
    • 要素変更を考慮しながら制作する
  • Bパート:ちょっと使える小技2つ
    • 「○○っぽい感じ」を表現する方法
    • 小さいサイズのイラストでもそれっぽく見せる方法
  • 終わりに

インデックスに時間を割り振る

img_time インデックスが出来上がったら、その項目にどれくらい時間を掛けられるかを大まかに割り振っておきます。制限時間がない場合も、長くor短くなりすぎないよう時間を割り振っておくと良いかと思います。

  • イントロダクション(1分)
  • Aパート:グラフィックデザイン制作時に気をつけていること3つ
    • イメージを正確に共有する(2分)
    • 使われる状況を意識して制作する(2分)
    • 要素変更を考慮しながら制作する(2分)
  • Bパート:ちょっと使える小技2つ
    • 「○○っぽい感じ」を表現する方法(1分)
    • 小さいサイズのイラストでもそれっぽく見せる方法(1分)
  • 終わりに(1分)

インデックスにそって子ページを作る

img_child 時間を割り振ったら、そのボリュームに合わせて子ページを決めていきましょう。

  • イントロダクション(1分)
    • 軽く自己紹介
    • 本日のお品書き紹介
  • Aパート:グラフィックデザイン制作時に気をつけていること3つ
    • イメージを正確に共有する(2分)
      • 事例紹介
      • 対策1:その言葉が何を指すか、絵や写真をみながら確認しよう
      • 対策2:進捗は共有しよう
      • 対策3:動きのイメージも共有したほうが安全
  • 使われる状況を意識して制作する…

以下略…

ここまで決まったら、実際につかう資料を作り始めましょう!

キーノートやパワーポイント等、ツールで実際の資料を作る

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前の手順までで作るページは決まったので、それにそって資料を作りましょう。ここでは資料作りで大切だと思ったポイントを3つ紹介します。

以下のポイントをおさえて、伝わりやすい! わかりやすい! 素敵な資料の完成を目指しましょう!


ページや見出しのレベルごとにデザインを揃える

デザインを揃えることで、話の流れや区切りを視覚的にコントロールすることができます。

  • 大きな話の区切り→ハッキリと切り替わりが分かるようなデザインに
  • 中くらいの話の区切り→一呼吸おけるぐらいのデザインに
  • 小さな話の区切り→流れを切りすぎない、つながったようなデザインに

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「必要だ」と思ったページは追加する

予定にはなかったけれど、入れ込んだほうがわかりやすくなりそうなページは、割り振った時間を超えないよう意識しつつ追加してみましょう。資料に落とし込むことで気がつく部分は多々ありますので、ここは構成にとらわれすぎず、フレキシブルに対応します。

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画像素材は資料作成時に準備すると安全

画像を資料に入れ込むタイミングは、自分のやりやすい時で問題ありません。ただ、画像素材を準備するタイミングには注意が必要です。

資料を作り始めるタイミングより先んじて(例えば、お題目だけ決まっているタイミングで)画像素材から準備しはじめてしまうと、ちょっとキケンかもしれません。

  • 素材の収集や作り込みに集中して、資料作成に時間が掛けられなくなってしまうことがある
  • 構成が決まらないまま素材を用意してしまうと、最終的に不必要になることがある
    • せっかく作った素材だから無理やり入れこもうとして、構成が微妙になってしまう場合も…

資料が一通りできたら、全体の流れに不自然なところがないか確認してみましょう。
実際に声に出して読んでみると、時間や喋りの流れも含め、必要なページ・不要なページがより見えてきます。

資料が完成した!発表の練習をしよう

img_practice 資料が完成したら、実際に声に出して発表の練習をします。

人前で発表することはとても緊張しますが、事前にしっかり準備をしておけば、そのぶん安心できる…はず…!苦手意識が強い人は、練習時間をしっかりとっておくとよいかもしれません。

練習の際は、実際に時間を計っておくことが大切です。長すぎる or 短すぎる場合は、資料や喋るスピードを見直して調整しておきましょう。

上手なプレゼンを事前に見ておくと、発表のヒントになるかもしれません。「プレゼン」「LT(ライトニングトーク)」などで検索をしてみると、実際の発表動画がいくつかヒットしますので、それらを参考にしてみるのもよいでしょう。

いよいよ本番!練習の成果を発揮しよう

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ここまでできたら、あとは発表するだけです!練習の内容を思い出して、おちついて発表しましょう。多少間違っていても全然OKです。細かい言い間違い等は、聞いてる側はそこまで気にしてないので全く問題ありません。

もし「うまくいかなかったなー!」という点があったら、それは次に活かせば大丈夫です。ちょっと恥ずかしいかもしれませんが、発表を録音して聞き返してみると改善点が見えやすくなりますよ。
※最初聞いた時は「うわ〜〜〜!!」となります。必ず。

おわりに

以上「プレゼン資料のまとめ方から発表まで」をご紹介させていただきましたがいかがでしたでしょうか。私もまだまだ模索中&勉強中の身ですが、少しでも参考になる項目があれば幸いです。

プレゼンはきっと場数が勝負。

たくさん数をこなして、苦手意識とサヨナラしましょう!

 

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この記事を書いたメンバー

sunagimo

すなぎも

Designer

ロゴやキャラクターなど、グラフィック系のデザインが得意です。 好きな食べ物は当然すなぎもです。

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